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リスク及び機会、緊急事態への準備及びその対応 (ポストコロナ)

JUGEMテーマ:ビジネス

休業要請が解除され、元にもどろうとしているが、第2波が懸念される。

気温が上がり、エアコンを利用する機会が増えると密閉空間内で空気が循環し、エアゾール感染のリスクが高まると思われるからである。北半球では夏、南半球では冬でいずれも空間が密閉される頻度が上がるので、どうしても避けられない状況になるのではないだろうか?

熱交換機能が優れたエアコンの利用が促進されるかもしれない。

 

さて、掲題の件だが、社会環境が大きく変化して、その変化が定着しようとしている時、ISO MS運営で求められているリスク及び機会に関連する情報の監視、レビューの結果、取り組む内容も変更せざるを得ない状況に来ていると思う。

前回提案しているコロナ対策のとりまとめをレビュー、評価し、今後のシステム運営、特に衛生管理に関連するシステム要素の取り組み、改善が求められる。

また、リスク及び機会の一部である、想定される緊急事態についても同様である。

コロナ前後(後はまだかもしれない)の取り組みの変化がシステムの有効性を左右する。

形骸化した取り組みをしている企業は、これ以降の認証維持(更新)審査で、その実態がより如実に現れる。

事業運営において、効率、効果をさらに求められるようになる今後、システム運営の在り方もあわせて見直すとよいと思う。

 

2015年以降に改定された、要求事項、特にリスク対応は、結果的にタイムリーな内容になった。

 

ISO | 07:29 | - | - | - | - |
内部、外部の課題の変化、利害関係者のニーズ及び期待の変化 審査員は視る

JUGEMテーマ:ビジネス

コロナの影響を受けて、経営環境が激変しています。

こんな時、ISOって言ってられるかって思われているかもしれませんが、ISOのマネジメントシステム要求事項には、

内外の経営環境の変化に関する情報を監視して、レビューしたり、利害関係者にニーズ及び期待の変化に関する情報を監視して、レビューすることを求めています。

ISOのマネジメントシステムは、経営環境の動的変化に対応するシステム要素を持っています。

レビューした結果、決定されたリスク及び機会の見直しに基づく、事業運営の方法や計画の見直しをすることでこのコロナの難局を乗り越える手立てが打てるものと思います。

 

3月以降でISOのMS(マネジメントシステム)の審査を受ける事業会社は審査員がこの点を審査の対象にすると思います。

私ならそうしますね。システム運営と実態が乖離しているかどうか、この点をみれば明らかだからです。

 

 

 

 

ISO | 09:54 | - | - | - | - |
書面決議、書面通知

総会開催時期であるにも関わらず、コロナ対策が原因で実施できない状況にある会社、団体が多くあると思います。

会社法には、総会を開催せず、書面のみで対応する要件を定めています。

ご検討いただくとよいと思います。

詳しくは会社法を確認されるか、弁護士の先生、司法書士の先生にご相談ください。

 

要件を一部簡単に書いておきます。

 

書面決議の成立の要件は

 

総会目的の議案につき、全員の同意を得ること

 

となっています。(一人でも欠けるとダメ)

 

記録(議事録)作成にあたり

決議の内容

議案を提案した人

決議した(とみなす)日

記録を作成した人

を含める必要があります。

 

 

書面報告の成立要件については

 

書面報告は、総会に諮る必要がある事項を通知した場合、その事項が総会で報告する必要がないことに全員が同意することで成立します。

 

また

書面報告の内容

書面報告があった(とみなされた)日

議事録作成に関わった人

が記録の作成時に必要な事項です。

 

 

書面報告と書面決議について、事前に対象者全員から同意を得ていると進めやすいと思います。

書面決議をコロナ対策としてされるケースが多くなっていると思います。

書面報告をセットにしてされるケースは書面報告の成立要件を満たしていないといけませんので、ご注意下さい。

 

総会に関する規約に書面に関する事項の記載がない場合、今後のこのような事態に備えて改定するのもよいでしょう。

 

JUGEMテーマ:ビジネス

その他 | 09:40 | - | - | - | - |
リスクベースの内部監査が必要です。

JUGEMテーマ:ビジネス

 

マネジメントシステム規格(9001等)が要求する内部監査の目的は,

 

規格に対する適合性

社内規定に対する適合性

システムの有効性

 

の3点です。

 

規格の適合性に関する監査は、認証機関に認証されたり、維持、及び更新には必要な監査です。

ただ、毎年とか、半年に1度とかの頻度でするべき監査ではありません。

 

社内規定に対する適合性についても、同様です。

規定が改訂されない限り、そう頻度多く、するものではありません。

また規定等の文書の内容と実態が乖離して、使い物にならない文書となっているにも関わらず、内部監査では見過ごされるケースもあります。それは、実務と文書の乖離が許される「ISOはISO、実務は実務」と分けているからです。

 

システムの有効性に関する監査はどうでしょうか?

各システム要素(計画管理、力量管理、設備管理、インフラ管理等)は監視あるいは測定することで、システムが機能しているかどうか、どの程度達成しているか等は評価しています。

内部監査では、評価しているかどうかという視点で監査されているのが大半でしょう。

さらに、有効性を評価しているかどうかではなく、その有効性の評価の方法や基準が適切かどうかという視点で監査されているケースもあると思います。

そして、その監査の結果、システムが改定されるとシステムの有効性を高めることができるでしょうか?

システム改定の視点が、有効性評価に偏り、システム運用の内容に踏み込れないことからなかなか有効性を高めることにつながりません。

そこで、私は、システムの有効性、システム運用効果を高めるために内部監査の目的にシステムの脆弱性評価を加えることを提案したいと思います。

監査の対象として

 

業務プロセス遂行、資源管理(内部、外部の過不足)、コミュニケーション、インフラ等の脆弱性

取引先の依存並びに商品の依存の度合いに関する脆弱性

製造環境、仕入れ(リードタイム、特定取引先への依存度)並びに在庫品の鮮度管理に関する脆弱性

 

等が考えられます。

 

事業継続性や安定性の観点から、現状の経営環境では必要だと思います。

 

 

 

 

 

続きを読む >>
ISO | 12:43 | - | - | - | - |
力量と教育訓練 審査員のよくある指摘への実践的対応

JUGEMテーマ:ビジネス

 以前、力量と教育訓練に関する記事を書きました。

 力量に関する審査員は、力量を設定しているのも関わらず、その設定した力量をレベル分けして、レベル向上をさせる教育訓練を計画することを指摘し、提案される。

 スキルマップ(マルチスキルマップ)を作って多能工化を求めたりする審査員もいる。その審査員の指摘(提案)を受け、どう考えても、無理やりその指摘(提案)通りのシステムにシステム改定していました。

 意味のないレベル分けとそのレベルアップのため、毎年力量アップのための教育訓練を計画し、その教育の有効性を確認するという不毛な負担を強いられていました。(システムに従うなら仕方がないですね。)

 

 規格の要求には、力量を明確にし、その維持管理は必要としていますが、レベルを決めて、常にレベルアップに努める要求はありません。教育訓練は力量を保持したり、維持するための一つの手段として位置づけ、その必要性があるときに、計画し、実施し、その効果を確認すればよいのです。

 

 以前の記事にも書いています。力量設定とその管理手段としての教育訓練は、多くの企業で見直す余地があると思っています。

 上述している指摘をする審査員への対応は、慎重にお願いします。

 また、そのような審査員は、規格の本来求めるものが理解できていないと思ってください。

 

 

 

ISO | 20:34 | - | - | - | - |
内部監査を意味あるものにする

内部監査について、次のような状態ではありませんか?

内部監査を実施しても、不適合が1件もでない。
毎回同じ内容で内部監査を実施している。
内部監査に時間を取られるだけで実施する意義を感じない。
第3者認証のための内部監査だから儀礼的にやっている。

その理由は、次のようなことが考えられるでしょう。

 

〇内部監査の目的が曖昧である
〇内部監査の内容が目的と合致していない
〇システムは改訂されているのに、内部監査の内容や方法(内部監査チェックリスト等)が運用開始から全く変わっていない

 

このような状態にある内部監査業務を見直してみることは、業務の効率化のみならず、有効にシステムを運用することにつながるものと考えます。
では、その見直しの方向性を次に考えてみましょう。

内部監査の目的は、ISOマネジメントシステム規格で要求しているのは、
〇システムの適合性(ISO規格への適合性、自社規定への適合性)
〇システムの有効性(設定された目的、目標の達成された程度の評価)
の2つです。
いずれの目的で内部監査を実施するか、監査の目的を明らかにしましょう。(毎回惰性でやらないことです。)

特に、毎回、内部監査をISO規格、自社規定への適合性だけを監査する方法を止める。
規格への適合性は、システムの運用を開始し、第3者認証を頂くことができれば、その後の適合性の維持が出来ているかどうかを見ればよいはずです。
その適合性の内部監査は、システム改訂の内容に絞った監査で充分でしょう。手段としては、文書レビューで充分対応可能な場合もあると考えます。
自社規定も同様に考えると、システム改訂の内容に絞った監査で対応出来ます。
文書レビューであれば、内部監査員を多く必要としませんし、時間もかかりません。
尚、規格には、文書レビューという手段で実施する内部監査は認めないとの記述はありません。

システム の有効性に関する内部監査は、設定された目的、目標の達成された程度を計画の妥当性や実施方法含めて評価すればよく、いずれの企業でも実施しているものである、部門別の四半期業績(実績)評価等を通じて監査が可能と考えます。
そのため、あらためて内部監査で、同じような内容を監査することなく、部門別の四半期業績(実績)評価等の記録を確認すれば、事足りることもあると考えます。

また、内部監査の実施は、定められた間隔で実施すればよいと規格にあります。
内部監査の結果は、マネジメントレビューのインプット情報になります。そのため、内部監査の実施する間隔は、マネジメントレビューを実施する間隔やそのレビュー目的に影響を与えます。
よく定められるパターンとして1回/年がありますが、1年を管理サイクルとしなといけないとは規格に記載はありません。
考慮すべきは、企業の事業運営の実態と管理サイクルの他に第3者認証機関の認証維持、更新のサイクルとその条件です。
3年更新の場合、3年を管理サイクルとして、内部監査、マネジメントレビューを設定することも認証機関に確認が必要ですが、可能であると考えます。

こういった視点で内部監査業務の見直しを実施すれば、業務負担が減らせるだけでなく、意味のある取組みができるものと思います。
 

ISO | 12:54 | - | - | - | - |
 ISOの内部監査員確保にお金と時間がかかる?

JUGEMテーマ:ビジネス

ISOマネジメント規格(9001,14001,45001,22000等)では内部監査の実施を要求しています。
内部監査員の確保にはお金は時間がかかるを思われる企業を多く見受けますが、それは、お金や費用がかかるようにシステムを組んでいるからです。


資格付与の要件を、外部の研修を受講し、修了すること、としているので、研修受講が必須となり、継続的にそのための費用が発生することになります。


内部監査員の数や力量を維持する費用や時間を低減する方法はあるのでしょうか?


あります。
その方法は次のように考えてシステムを見直すと良いでしょう。

内部監査の目的は、規格、社内規定の適合性とシステムの有効性です。
目的に照らして内部監査を実施するために必要な要件とは何でしょうか?
私は次のように考えます。
いずれの目的に照らしても、内部監査の実施に関する基本的な考え方や手法は理解し、実施できる必要があります。
これについては、ISO19011の内部監査のガイドライン(要求事項ではありません)で理解することができます。
それ以外には、目的にある「適合性」「有効性」に関連する内部監査に必要な力量になります。
「適合性」に関する内部監査を実施する場合、規格への適合性については規格の理解を、社内規定への適合性については、社内規定を理解していることが必要です。
「有効性」に関して、システムのパフォーマンスを評価する、監視、測定項目、目標の設定、計画、実施及び運用の実態を監査できればいいので、監査対象の業務知識や経験を有する事で足りるものと考えます。


費用負担の軽減には、内部監査員の資格付与の要件を「外部の研修を受講し、修了する。」という手段を要件に置くのではなく、上述している内容を要件とするのが良いと考えます。


その手段として、これらの要件を満たすために必要な取組み方法は何があるでしょうか?

 

外部の研修機関を利用する。
内部で研修(内部監査員を養成する)を内部だけで実施する。
内部の研修(内部監査員を養成する)を外部の機関を利用して実施する。
内部監査員を養成するためのインストラクティングができる人材を外部(あるいは)内部の研修で育成し、その人材が内部監査員を養成する。

等の方法があります。


出来る限り内部で実施できるような体制(教育訓練方法)を組み込めれば、費用負担を軽減することができると思います。
まずは、内部監査員の資格要件の見直しからはじめてみましょう。
 

ISO | 12:43 | - | - | - | - |
ISO14001 そろそろ環境側面評価の方法を現実的なものにする

JUGEMテーマ:ビジネス

ISO14001の取り組みの中で、運用負担が大きい環境側面評価の方法について、業種、業界、規模に関わらず、全く同じ方法がとられている。常々この方法について、疑問に思っていました。

そこで

 

インプット・アウトプット方式で評価している大きな表をよく見るがそろそろそれやめませんか?

と提案しています。

 

PC1台、電灯1本、製造設備1台変わる毎に評価を最新版にしなければならないような仕組みを現実的なものにするのです。

本来、環境側面の種類毎に評価方法が異なるものと考えています。

例えば・・・


汚染に関する側面の評価は、起こりうる可能性、結果の重大性を含むリスク評価をする。
資源の利用に関する評価は、希少性と結果の重大性を含むリスク評価を行う。
間接的な環境側面には影響と結果自体を適用する。

 

その他、紙の使用量、ゴミの発生抑制、電気の使用量の取り組みからの脱却はこれらの評価から可能になります。

社会に与えるインパクト、業績に与えるインパクトも評価する視点に加えると良いでしょう。

 

紙の使用量だと

https://www.jpa.gr.jp/states/global-view/index.html

等のサイトから自社の紙使用量の推移や事業運営との関連性、社会的に与えるインパクト、業績に与えるインパクトから環境影響評価(結果的に著しい環境側面としないことになる?)をすれば取り組みやすく、取り組み負担もない、取り組み方が見えると思う。

 

ISO14001 | 11:08 | - | - | - | - |
新人研修で重視すること
社会人といわれるようになった新入社員の皆さんには、新入社員研修が行われていることだろう。 新入社員研修の目的は一つではない。私も新入社員研修の講師を務めたこともあるし、受けてきた。 そうした中で、新人研修の目的として最重要なものは何かと言われれば、プロ意識を持たせることだと思う。 研修で身につくものではないが、プロとしての行動規範や目標の設定、モデルとなる人物の模倣などを通じて養えるようにするべきだと思う。 部下をやる気にさせる〇〇〇とかモチベーションをテーマにする研修があるが、モチベーションなど外圧で何とかなるものでもないし、やり方次第ではできるんだろうが、こんな本質的に不安定なものをどうこうできると思えない。 取引先や顧客は相手のモチベーションなど斟酌しない。 企業の管理職の皆さんには、この行動規範や行動管理、ロールモデルの存在など、自社にはあるのか、組織風土としてプロ意識は醸成されているのか、この時期だからこそ確認してみてほしい。
研修 | 09:03 | - | - | - | - |
考慮(する、入れる)ISO14001:2015のありか

JUGEMテーマ:ビジネス

掲題の件、ISO14001:2015版にはどこにあるのかと問われたので以下記載しておきます。

 

考慮する

4.3,4.4,6.1.1,6.1.2,6.1.4,6.2.1,6.2.2,8.1a),8.1d)

 

考慮に入れる

6.1.2,6.1.3c),6.2.1,7.4.1,9.2.2

 

です。

「する」も「入れる」もあるのは

6.1.2,6.2.1

の2ヶ所です。

 

ISO | 14:05 | - | - | - | - |

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