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リスク及び機会、緊急事態への準備及びその対応 (ポストコロナ)

JUGEMテーマ:ビジネス

休業要請が解除され、元にもどろうとしているが、第2波が懸念される。

気温が上がり、エアコンを利用する機会が増えると密閉空間内で空気が循環し、エアゾール感染のリスクが高まると思われるからである。北半球では夏、南半球では冬でいずれも空間が密閉される頻度が上がるので、どうしても避けられない状況になるのではないだろうか?

熱交換機能が優れたエアコンの利用が促進されるかもしれない。

 

さて、掲題の件だが、社会環境が大きく変化して、その変化が定着しようとしている時、ISO MS運営で求められているリスク及び機会に関連する情報の監視、レビューの結果、取り組む内容も変更せざるを得ない状況に来ていると思う。

前回提案しているコロナ対策のとりまとめをレビュー、評価し、今後のシステム運営、特に衛生管理に関連するシステム要素の取り組み、改善が求められる。

また、リスク及び機会の一部である、想定される緊急事態についても同様である。

コロナ前後(後はまだかもしれない)の取り組みの変化がシステムの有効性を左右する。

形骸化した取り組みをしている企業は、これ以降の認証維持(更新)審査で、その実態がより如実に現れる。

事業運営において、効率、効果をさらに求められるようになる今後、システム運営の在り方もあわせて見直すとよいと思う。

 

2015年以降に改定された、要求事項、特にリスク対応は、結果的にタイムリーな内容になった。

 

ISO | 07:29 | - | - | - | - |
内部、外部の課題の変化、利害関係者のニーズ及び期待の変化 審査員は視る

JUGEMテーマ:ビジネス

コロナの影響を受けて、経営環境が激変しています。

こんな時、ISOって言ってられるかって思われているかもしれませんが、ISOのマネジメントシステム要求事項には、

内外の経営環境の変化に関する情報を監視して、レビューしたり、利害関係者にニーズ及び期待の変化に関する情報を監視して、レビューすることを求めています。

ISOのマネジメントシステムは、経営環境の動的変化に対応するシステム要素を持っています。

レビューした結果、決定されたリスク及び機会の見直しに基づく、事業運営の方法や計画の見直しをすることでこのコロナの難局を乗り越える手立てが打てるものと思います。

 

3月以降でISOのMS(マネジメントシステム)の審査を受ける事業会社は審査員がこの点を審査の対象にすると思います。

私ならそうしますね。システム運営と実態が乖離しているかどうか、この点をみれば明らかだからです。

 

 

 

 

ISO | 09:54 | - | - | - | - |
リスクベースの内部監査が必要です。

JUGEMテーマ:ビジネス

 

マネジメントシステム規格(9001等)が要求する内部監査の目的は,

 

規格に対する適合性

社内規定に対する適合性

システムの有効性

 

の3点です。

 

規格の適合性に関する監査は、認証機関に認証されたり、維持、及び更新には必要な監査です。

ただ、毎年とか、半年に1度とかの頻度でするべき監査ではありません。

 

社内規定に対する適合性についても、同様です。

規定が改訂されない限り、そう頻度多く、するものではありません。

また規定等の文書の内容と実態が乖離して、使い物にならない文書となっているにも関わらず、内部監査では見過ごされるケースもあります。それは、実務と文書の乖離が許される「ISOはISO、実務は実務」と分けているからです。

 

システムの有効性に関する監査はどうでしょうか?

各システム要素(計画管理、力量管理、設備管理、インフラ管理等)は監視あるいは測定することで、システムが機能しているかどうか、どの程度達成しているか等は評価しています。

内部監査では、評価しているかどうかという視点で監査されているのが大半でしょう。

さらに、有効性を評価しているかどうかではなく、その有効性の評価の方法や基準が適切かどうかという視点で監査されているケースもあると思います。

そして、その監査の結果、システムが改定されるとシステムの有効性を高めることができるでしょうか?

システム改定の視点が、有効性評価に偏り、システム運用の内容に踏み込れないことからなかなか有効性を高めることにつながりません。

そこで、私は、システムの有効性、システム運用効果を高めるために内部監査の目的にシステムの脆弱性評価を加えることを提案したいと思います。

監査の対象として

 

業務プロセス遂行、資源管理(内部、外部の過不足)、コミュニケーション、インフラ等の脆弱性

取引先の依存並びに商品の依存の度合いに関する脆弱性

製造環境、仕入れ(リードタイム、特定取引先への依存度)並びに在庫品の鮮度管理に関する脆弱性

 

等が考えられます。

 

事業継続性や安定性の観点から、現状の経営環境では必要だと思います。

 

 

 

 

 

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ISO | 12:43 | - | - | - | - |
力量と教育訓練 審査員のよくある指摘への実践的対応

JUGEMテーマ:ビジネス

 以前、力量と教育訓練に関する記事を書きました。

 力量に関する審査員は、力量を設定しているのも関わらず、その設定した力量をレベル分けして、レベル向上をさせる教育訓練を計画することを指摘し、提案される。

 スキルマップ(マルチスキルマップ)を作って多能工化を求めたりする審査員もいる。その審査員の指摘(提案)を受け、どう考えても、無理やりその指摘(提案)通りのシステムにシステム改定していました。

 意味のないレベル分けとそのレベルアップのため、毎年力量アップのための教育訓練を計画し、その教育の有効性を確認するという不毛な負担を強いられていました。(システムに従うなら仕方がないですね。)

 

 規格の要求には、力量を明確にし、その維持管理は必要としていますが、レベルを決めて、常にレベルアップに努める要求はありません。教育訓練は力量を保持したり、維持するための一つの手段として位置づけ、その必要性があるときに、計画し、実施し、その効果を確認すればよいのです。

 

 以前の記事にも書いています。力量設定とその管理手段としての教育訓練は、多くの企業で見直す余地があると思っています。

 上述している指摘をする審査員への対応は、慎重にお願いします。

 また、そのような審査員は、規格の本来求めるものが理解できていないと思ってください。

 

 

 

ISO | 20:34 | - | - | - | - |
内部監査を意味あるものにする

内部監査について、次のような状態ではありませんか?

内部監査を実施しても、不適合が1件もでない。
毎回同じ内容で内部監査を実施している。
内部監査に時間を取られるだけで実施する意義を感じない。
第3者認証のための内部監査だから儀礼的にやっている。

その理由は、次のようなことが考えられるでしょう。

 

〇内部監査の目的が曖昧である
〇内部監査の内容が目的と合致していない
〇システムは改訂されているのに、内部監査の内容や方法(内部監査チェックリスト等)が運用開始から全く変わっていない

 

このような状態にある内部監査業務を見直してみることは、業務の効率化のみならず、有効にシステムを運用することにつながるものと考えます。
では、その見直しの方向性を次に考えてみましょう。

内部監査の目的は、ISOマネジメントシステム規格で要求しているのは、
〇システムの適合性(ISO規格への適合性、自社規定への適合性)
〇システムの有効性(設定された目的、目標の達成された程度の評価)
の2つです。
いずれの目的で内部監査を実施するか、監査の目的を明らかにしましょう。(毎回惰性でやらないことです。)

特に、毎回、内部監査をISO規格、自社規定への適合性だけを監査する方法を止める。
規格への適合性は、システムの運用を開始し、第3者認証を頂くことができれば、その後の適合性の維持が出来ているかどうかを見ればよいはずです。
その適合性の内部監査は、システム改訂の内容に絞った監査で充分でしょう。手段としては、文書レビューで充分対応可能な場合もあると考えます。
自社規定も同様に考えると、システム改訂の内容に絞った監査で対応出来ます。
文書レビューであれば、内部監査員を多く必要としませんし、時間もかかりません。
尚、規格には、文書レビューという手段で実施する内部監査は認めないとの記述はありません。

システム の有効性に関する内部監査は、設定された目的、目標の達成された程度を計画の妥当性や実施方法含めて評価すればよく、いずれの企業でも実施しているものである、部門別の四半期業績(実績)評価等を通じて監査が可能と考えます。
そのため、あらためて内部監査で、同じような内容を監査することなく、部門別の四半期業績(実績)評価等の記録を確認すれば、事足りることもあると考えます。

また、内部監査の実施は、定められた間隔で実施すればよいと規格にあります。
内部監査の結果は、マネジメントレビューのインプット情報になります。そのため、内部監査の実施する間隔は、マネジメントレビューを実施する間隔やそのレビュー目的に影響を与えます。
よく定められるパターンとして1回/年がありますが、1年を管理サイクルとしなといけないとは規格に記載はありません。
考慮すべきは、企業の事業運営の実態と管理サイクルの他に第3者認証機関の認証維持、更新のサイクルとその条件です。
3年更新の場合、3年を管理サイクルとして、内部監査、マネジメントレビューを設定することも認証機関に確認が必要ですが、可能であると考えます。

こういった視点で内部監査業務の見直しを実施すれば、業務負担が減らせるだけでなく、意味のある取組みができるものと思います。
 

ISO | 12:54 | - | - | - | - |
 ISOの内部監査員確保にお金と時間がかかる?

JUGEMテーマ:ビジネス

ISOマネジメント規格(9001,14001,45001,22000等)では内部監査の実施を要求しています。
内部監査員の確保にはお金は時間がかかるを思われる企業を多く見受けますが、それは、お金や費用がかかるようにシステムを組んでいるからです。


資格付与の要件を、外部の研修を受講し、修了すること、としているので、研修受講が必須となり、継続的にそのための費用が発生することになります。


内部監査員の数や力量を維持する費用や時間を低減する方法はあるのでしょうか?


あります。
その方法は次のように考えてシステムを見直すと良いでしょう。

内部監査の目的は、規格、社内規定の適合性とシステムの有効性です。
目的に照らして内部監査を実施するために必要な要件とは何でしょうか?
私は次のように考えます。
いずれの目的に照らしても、内部監査の実施に関する基本的な考え方や手法は理解し、実施できる必要があります。
これについては、ISO19011の内部監査のガイドライン(要求事項ではありません)で理解することができます。
それ以外には、目的にある「適合性」「有効性」に関連する内部監査に必要な力量になります。
「適合性」に関する内部監査を実施する場合、規格への適合性については規格の理解を、社内規定への適合性については、社内規定を理解していることが必要です。
「有効性」に関して、システムのパフォーマンスを評価する、監視、測定項目、目標の設定、計画、実施及び運用の実態を監査できればいいので、監査対象の業務知識や経験を有する事で足りるものと考えます。


費用負担の軽減には、内部監査員の資格付与の要件を「外部の研修を受講し、修了する。」という手段を要件に置くのではなく、上述している内容を要件とするのが良いと考えます。


その手段として、これらの要件を満たすために必要な取組み方法は何があるでしょうか?

 

外部の研修機関を利用する。
内部で研修(内部監査員を養成する)を内部だけで実施する。
内部の研修(内部監査員を養成する)を外部の機関を利用して実施する。
内部監査員を養成するためのインストラクティングができる人材を外部(あるいは)内部の研修で育成し、その人材が内部監査員を養成する。

等の方法があります。


出来る限り内部で実施できるような体制(教育訓練方法)を組み込めれば、費用負担を軽減することができると思います。
まずは、内部監査員の資格要件の見直しからはじめてみましょう。
 

ISO | 12:43 | - | - | - | - |
考慮(する、入れる)ISO14001:2015のありか

JUGEMテーマ:ビジネス

掲題の件、ISO14001:2015版にはどこにあるのかと問われたので以下記載しておきます。

 

考慮する

4.3,4.4,6.1.1,6.1.2,6.1.4,6.2.1,6.2.2,8.1a),8.1d)

 

考慮に入れる

6.1.2,6.1.3c),6.2.1,7.4.1,9.2.2

 

です。

「する」も「入れる」もあるのは

6.1.2,6.2.1

の2ヶ所です。

 

ISO | 14:05 | - | - | - | - |
考慮(する、に入れる)ISO9001:2015の規格のどこに書かれてる?

JUGEMテーマ:ビジネス

2015年度版の移行審査において、以下の点については、チェックされる可能性があります。

「考慮に入れる」は、システムに反映させないといけないこと

「考慮する」は、結果として求めらるものがなくてもよいこと

 

考慮に入れるという文言があるのは
6.2.1c),8.4.2c),9.2.2a)の3ヶ所です。
これらはしっかり確認しておく必要があります。
考慮するは
4.3,6.11,6.3,7.1.1,7.1.6,8.3.2,8.3.3,8.5.4(注記),8.5.5,9.3.2の10ヶ所です。
この10については、別段結果としてなくても問題ありません。
ご注意下さい。

ISO | 13:42 | - | - | - | - |
力量と教育訓練

JUGEMテーマ:ビジネス

 

2015年度版への対応の仕事に結構時間を割いている。

その中で、クライアントが誤解しているところがあるように思う点があって、他の会社でも同じような誤解があると思って書いています。

掲題のタイトルにある「力量」と「教育訓練」についてです。

力量と教育訓練がひとつのものであるかのように扱うのが間違いだという点です。

力量と教育訓練は全く同等のものではなく、別ものと考えています。
力量は、人的資源について、資源活用上必要とする要件を定めているものです。
機械設備でも必要スペックがありますよね。それと同じ扱いと理解しています。
機械は調整したり、校正したり、部品交換して利用することができます。
同じようなことを人に対しては、教育、訓練、他の処置をとることで、対応するようなものです。
その対応する一つの手段としての教育訓練と位置付ける考え方をしています。

 

教育訓練の計画がいつも力量に関連するものになるケースが多くあります。

教育訓練の機会を提供する必要性は様々な場面で存在するので、一度見直してみてはどうでしょう?

 

ISO | 14:42 | - | - | - | - |
ISOのマニュアル作成をオウム返しで作成する弊害

JUGEMテーマ:ビジネス

新規格2015年度版が発行され、8か月が経過した。

新規格の認証取得するため、マニュアルや規程を見直しているところだろう。

新規格では、条項の構成が変更されたため、既存のマニュアルや規程の変更をどのように進めるのがいいのか悩んでいる企業も多くあると思う。

認証取得している企業の中には、マニュアルを規格のオウム返しのように作りこんでいる企業がある。

最近、このオウム返しのマニュアルを実務で利用しやすいようにマニュアル規程の構成を変更しようとしているクライアントがあり、結構苦労している。

オウム返しのマニュアルとは、

「○○しなければならない。」と規格にあれば、「○○します。」とマニュアルに書くことである。

こうしておけば、規格の要求事項に対してどうするかがわかりやすいのとマニュアルや規程を作成する時間が短くて済む。

しかし、このオウム返しのマニュアルは実務上非常に使いにくい。

実務の流れにそったものではなく、規格に対してどうするかを述べているだけで、規格条項の流れで実務が成り立っていないからである。

規格への対応方法を記述した文書になってしまっているものをどのように実務的に利用可能なものに作り変えるか、その一つの方法として、作成しているオウム返しのマニュアルを実務で利用するマニュアルとせず、規格に対応するための文書と割り切って作成し、実務で利用するマニュアルはすべて規程で作成する方法をとる。

 

新規格ではマニュアル作成を要求事項とはしていないものの、規格の要求事項はどのように満たされるのかは、認証審査の時に審査されるものだから規程に記載される部分のどこがその規格要求事項に該当するのか、規程の条項の条項名のあとにでも規格の条項番号でも記載しておけば対応しやすいだろう。

 

GAP分析が終わった段階で、既存文書の構成を確認し、どのように再構成するかを検討した上で、文書作成に取り組んで頂きたいと思う。

 

もうそろそろオウム返しで作成するマニュアルを止めたいものだ。

 

ISO | 16:36 | - | - | - | - |

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