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情報システム構築時の契約の重み
2008年1月25日日経に「情報システム 契約時の指針策定(経済産業省と中堅各社 開発範囲など明確化)という見出しで記事掲載があった。
中小企業がシステム構築を情報システム会社に依頼して実施しても結果、企業の要望とシステムの機能が食い違うケースが増えていていることを憂慮して、契約段階の合意を徹底することで、納期遅れやトラブルを未然に防ぐらしい。
今後、IT系の投資はまだまだ増加するのは見えていることだが、上記対応で防げる範囲は非常に限定的であると思われる。
まずは、システム構築を依頼する企業が要望をきっちりと整理して情報システム会社に伝えることができない。RFPをきっちり書ける会社がまず中小企業ではない。そこまで知識があれば上記問題は発生しない。要望を自社で明確化できないのに契約段階で責任の所在や開発の範囲なんて明確化してみても効果があがらない。
また、契約を結ぶのが、システム開発着手前にできるケースが少ないと思われる。納期が短く設定されるために、まず走ってしまって、走りながら契約を結ぶことがおおいのではないか。
私が携わっている基幹システムの開発では、見積もりはさっさとでているが、契約は常に後回しになっている。
更に、契約書は基本契約をベースに構築するシステム別(機能別?)に個別契約と取り交わす形態になっているために当初の基本契約では詳細を取り決めない。
詳細な開発行程や開発体制など当初作成されたものが更新されて、システム構築の管理に利用されないなど、見てきている。
仮に顧客企業がRFPを作成し、提示していても、自社の販売するシステムを導入したいからか、完全にRFPとは切り離して、システム導入を進めているケースも見てきている。
「RFPはRFPであって、システム構築とは別物」という言葉を聞いたこともある。
これはあまりにもひどい発言であり、全てがこのようなケースであるとはいえないが、限りなく近いケースも少なからずあると思う。

解決する方法は、お互いのコミュニケーション方法を改善するしかない。
顧客企業は出来る限り、RFPを詳細に作成すべきである。相手にあわせて難しくする必要はない。具体的にシステムをどのように使っているのかイメージできるところまで整理するのが理想である。そうしてシステムを利用する最終形を示せばよい。
情報システム構築会社は、システム構築に関する専門用語で話をせず、顧客企業のレベルにあわせて構築するシステムについて説明をすることである。
システム構築時に機能要件をヒアリングして、システム要件へ転換し、システム設計していくところについて徹底して、顧客の目線で説明できるように工夫すべきである。
画面の構成、操作方法、出力など概要設計、詳細設計と段階を追ってシステム要件を固めるのだろうが、顧客にとってはそんな段階を踏んで説明する必要がない。
最終形としてどのようにできるのかに絞って説明すればよい。

このような活動は、結果として情報システム会社と顧客企業との間で、システム上での実現可能性や経済性も含めた顧客企業独りよがりでないRFPが出来上がる。
顧客企業はここにしっかり時間と人とコストをかければよい。
その方が、最終的に費用対効果が大きい。良い投資ができる。

RFPをおろそかにするとお互いに損することになる。

IT関連 | 14:26 | - | - | - | - |

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