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内部監査を意味あるものにする

内部監査について、次のような状態ではありませんか?

内部監査を実施しても、不適合が1件もでない。
毎回同じ内容で内部監査を実施している。
内部監査に時間を取られるだけで実施する意義を感じない。
第3者認証のための内部監査だから儀礼的にやっている。

その理由は、次のようなことが考えられるでしょう。

 

〇内部監査の目的が曖昧である
〇内部監査の内容が目的と合致していない
〇システムは改訂されているのに、内部監査の内容や方法(内部監査チェックリスト等)が運用開始から全く変わっていない

 

このような状態にある内部監査業務を見直してみることは、業務の効率化のみならず、有効にシステムを運用することにつながるものと考えます。
では、その見直しの方向性を次に考えてみましょう。

内部監査の目的は、ISOマネジメントシステム規格で要求しているのは、
〇システムの適合性(ISO規格への適合性、自社規定への適合性)
〇システムの有効性(設定された目的、目標の達成された程度の評価)
の2つです。
いずれの目的で内部監査を実施するか、監査の目的を明らかにしましょう。(毎回惰性でやらないことです。)

特に、毎回、内部監査をISO規格、自社規定への適合性だけを監査する方法を止める。
規格への適合性は、システムの運用を開始し、第3者認証を頂くことができれば、その後の適合性の維持が出来ているかどうかを見ればよいはずです。
その適合性の内部監査は、システム改訂の内容に絞った監査で充分でしょう。手段としては、文書レビューで充分対応可能な場合もあると考えます。
自社規定も同様に考えると、システム改訂の内容に絞った監査で対応出来ます。
文書レビューであれば、内部監査員を多く必要としませんし、時間もかかりません。
尚、規格には、文書レビューという手段で実施する内部監査は認めないとの記述はありません。

システム の有効性に関する内部監査は、設定された目的、目標の達成された程度を計画の妥当性や実施方法含めて評価すればよく、いずれの企業でも実施しているものである、部門別の四半期業績(実績)評価等を通じて監査が可能と考えます。
そのため、あらためて内部監査で、同じような内容を監査することなく、部門別の四半期業績(実績)評価等の記録を確認すれば、事足りることもあると考えます。

また、内部監査の実施は、定められた間隔で実施すればよいと規格にあります。
内部監査の結果は、マネジメントレビューのインプット情報になります。そのため、内部監査の実施する間隔は、マネジメントレビューを実施する間隔やそのレビュー目的に影響を与えます。
よく定められるパターンとして1回/年がありますが、1年を管理サイクルとしなといけないとは規格に記載はありません。
考慮すべきは、企業の事業運営の実態と管理サイクルの他に第3者認証機関の認証維持、更新のサイクルとその条件です。
3年更新の場合、3年を管理サイクルとして、内部監査、マネジメントレビューを設定することも認証機関に確認が必要ですが、可能であると考えます。

こういった視点で内部監査業務の見直しを実施すれば、業務負担が減らせるだけでなく、意味のある取組みができるものと思います。
 

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