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文書管理の正否は文書の発生管理が鍵になる。
オフィスに散在する文書の整理整頓を行うことで業務の効率、作業時間の削減、情報の共有を進める企業は多いと思う。
またこの文書管理は、企業の永遠のテーマのようにも思う。
永遠のテーマとなるのは何故だろうか?
最近、クライアント先で事務部門の5S活動として、この文書管理に取組んでいる。
一定の成果が出ているようだが、私には一抹の不安があった。
それは、今回取組んでいる5S(整理整頓)が既存文書のみを対象として取組んでいるからである。
既存文書を対象とするのは当然だろうと思われるが、実は落とし穴がある。
文書は、作成、発行、更新、保管、保存、廃棄のライフサイクルがある。
整理整頓はこのライフサイクルの中の保管、保存、廃棄に焦点を当てている。
別の言い方をすると作成、発行のプロセスが対象から漏れているのである。
文書の作成、発行プロセスを管理する。
即ち、「ムダな文書を作らせない。」ことを徹底することによって、文書管理負担を軽減するのみならず、文書管理コストや文書作成工数等の削減にもつながる。
これは、個人で管理しているプライベートな文書にもいえることである。
業務遂行の自由度が低下する懸念はあるものの、システマチックに業務を進め、機能分化した組織を効率よく、効果的に運用するにはこの文書管理が実は、大きな鍵を握ることになる。
以前にメールで何でもやりとりする情報共有に問題があるとポストしたことがあるが、それと今回のポストは関係している。
通しで読んで頂いて、ご自身の業務、企業の文書管理のあり方を見直してみてはどうか。

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