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計画は1つにあらず、あらゆる場合を想定し、計画立案するのが生きる術である。ブラックスワン対策にも必要。経営者はこの考え方を導入すべき。
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メール主体の情報共有からグループウェアを活用した情報共有
メールで何でもかんでも報告、連絡、打ち合わせしている企業は多いと思う。
毎日ものすごい量のメールを処理しないといけなくて本来の業務に集中出来ないことがある。
特にノーツメールを利用している会社は、ノーツのメール機能が結構優秀なため、エクセルやワードで作成した文書をそのまま添付している。
エクセル、ワードのアプリを起動することなく、文書を閲覧できるのがその理由である。
メールは、送る相手の選択はその送信者に委ねられる。
本来おくるべき相手に送られなかったり、おくらなくてもいい相手までCCで送ることがある。
情報の流通経路がシステム的ではないのである。
その結果、情報が伝わらないため業務に支障が生じることがある。
また、組織変更にともなってこれまで流通していた情報が流通しなくなることがある。
こういった問題は、情報流通径路を特定し、システム的に流通させることで解決可能である。
送信先を考えることなく、必要な情報を必要な先に提供するのはグループウェアを利用するのがよい。ノーツもグループウェアではあるが、ノーツメールに依存する傾向が強いため、その他のグループウェア(たとえばサイボウズ等)を利用するのがいいだろう。
情報の流通径路を特定するのは業務フローから判断することも可能であるが、業務フローを作成していない企業は、社員のメールログ(受信ログ、送信ログ)から判断可能である。
誰にどのような内容のメールをいつのタイミングで送っているか調査するのである。
自ら分析させるのもよし、情報システム室等の情報インフラを管理する部門で調査するのもよい。
調査結果は、情報流通経路を図示してみると一目瞭然である。
むだなメールもわかってくる。(結果確認すべきメールの量を減らすことも可能になる。)
グループウェア以外にも利用できる情報共有システムはある(WIKI,SNS,TWITTER)。
自社にとって最適なシステムの組み合わせをこのメールの分析から検討してみてはどうか。
既にグループウェアを活用している企業は、あらためてこのグループウェアを利用した情報経路を見直し、本来業務へ集中できる環境整備を勧めてはどうだろうか?
知的な作業者の生産性は大きく向上する余地があると思う。
オブリークストラテジーズを使ってみる
oblique strategy
販促企画を検討しているとき、業務改善のネタを検討しているとき、これだっていう案が浮かんでこないで時間ばかりが経過しているとき、よくしばらくそのネタを寝かしておくと、別の視点から考えられたり、アイデアが浮かんできたりします。
しかし、それでも何もひねり出せなくなったとき、どうしていますか?
何らかの示唆が欲しいと思ったことはありませんか?
こんな時に利用できる100の切り口があります。
オブリークストラテジーズというものです。既にご存知の方もいるでしょう。
アートや音楽の世界では、有名なんでしょうか。
制作したのは、世界的な音楽家のブライアン・イーノとアーティストのピーター・シュミットです。
アートや音楽の世界だけではなく、充分その他の創造上の問題や問題解決に利用できると思います。
HPから英語版を入手して自分で作ってみました。
ゲームとしてやってみることで地頭を鍛えることもできるし、これを利用してオリジナルを制作することもできると思います。
イーノもシュミットも日々の創作活動の中で見出したものなのでそんな簡単にフレーズが出てくるわけではないと思います。
逆に出てくるようなものは利用価値がないでしょう。
また真剣に書いていることに取組んで現状打破するってことも必要です。

簡単に紹介しているHP(日本語のサイト)(英語のサイト
過去から最新バージョンまで様々ありますがこのサイトでそれぞれのバージョンが確認できます。
毎日がノー残業ディ?(良品計画)
今日、日曜日の日経新聞には良品計画の毎日ノー残業ディにするとの発表があったみたいだ。
そんなのできるのかなあ?
結局、会社でしかできない仕事は別にして、そうでない仕事は結局、自宅持ち帰りになるのではないか?
結構家に仕事もって帰る人は昔いたけどどうだろう。(ノー残業ディの設定がなくても)
時間的なしばりをきつくするとその中で仕事をするだろうという経営陣の甘い考えがあるのではないか。
本来なら、今の仕事量は現有人員でこなせる量かどうかの判断をしてからではなないだろうか。
仕事量としては現有人員で充分足りると判断できればノー残業ディでしっかり縛ればいいけれど。
残業代をしっかりもらっていた人はどうなるんだろうか。実質収入減になるからモチベーションも下がるだろう。
仕事量の把握と計画的な仕事の仕方を身につけることが先決ではないだろうか。
私が時間生産性向上のコンサルティングをするときによく使う手がある。
それは毎朝朝礼で、今日何時に帰るのかを宣言していただくことである。
毎日いつ帰るかを考えるとき、その日の段取りを考えるでしょう。
そうすることで時間効率を上げること、計画的に仕事をすることを体で覚えさせる。宣言した時間と異なる時間に帰ることになる場合には事前に上司に報告し、承認を得るようにする。
何ヶ月か宣言時間と退社時間の差を分析し、各人の仕事の仕方や仕事の環境について問題がないかどうかチェックして改善活動する。
この繰り返しで仕事の生産性、時間生産性、があがる。

良品計画がこのノー残業ディに取り組む背景として、これらのことをしっかりやった上での施策であればいいのですがそうでないなら、一度この方法取り入れてみませんか?
どうです良品計画さん。
5Sをあらためて確認する。
現業部門も間接部門も最近の生産性向上の手法に5Sを導入することを進めている。トヨタ生産方式の中では細かく基準を設けて達成状況を把握するようであるが最初からそんなに形式的にする必要はないだろうと思います。
そこでまず取り組んでみるのは次のアクションだろうと思います。
ここに書くのは私自身もこれからやるからその決意を表す意味で書きました。

整理
 いるものといらないものを分ける
 いらないものを捨てる

整頓
 必要なものを必要なときに出せるようにする。
 すなわち身近に必要なものをおく

清掃
 ごみをなくす
 汚れをなくす

清潔
 清掃した状態を保つ


 決められたことを守る習慣をつける
 自分で決めたことを守る
 他人と約束したことを守る

以上です。

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