メール主体の情報共有からグループウェアを活用した情報共有
メールで何でもかんでも報告、連絡、打ち合わせしている企業は多いと思う。
毎日ものすごい量のメールを処理しないといけなくて本来の業務に集中出来ないことがある。
特にノーツメールを利用している会社は、ノーツのメール機能が結構優秀なため、エクセルやワードで作成した文書をそのまま添付している。
エクセル、ワードのアプリを起動することなく、文書を閲覧できるのがその理由である。
メールは、送る相手の選択はその送信者に委ねられる。
本来おくるべき相手に送られなかったり、おくらなくてもいい相手までCCで送ることがある。
情報の流通経路がシステム的ではないのである。
その結果、情報が伝わらないため業務に支障が生じることがある。
また、組織変更にともなってこれまで流通していた情報が流通しなくなることがある。
こういった問題は、情報流通径路を特定し、システム的に流通させることで解決可能である。
送信先を考えることなく、必要な情報を必要な先に提供するのはグループウェアを利用するのがよい。ノーツもグループウェアではあるが、ノーツメールに依存する傾向が強いため、その他のグループウェア(たとえばサイボウズ等)を利用するのがいいだろう。
情報の流通径路を特定するのは業務フローから判断することも可能であるが、業務フローを作成していない企業は、社員のメールログ(受信ログ、送信ログ)から判断可能である。
誰にどのような内容のメールをいつのタイミングで送っているか調査するのである。
自ら分析させるのもよし、情報システム室等の情報インフラを管理する部門で調査するのもよい。
調査結果は、情報流通経路を図示してみると一目瞭然である。
むだなメールもわかってくる。(結果確認すべきメールの量を減らすことも可能になる。)
グループウェア以外にも利用できる情報共有システムはある(WIKI,SNS,TWITTER)。
自社にとって最適なシステムの組み合わせをこのメールの分析から検討してみてはどうか。
既にグループウェアを活用している企業は、あらためてこのグループウェアを利用した情報経路を見直し、本来業務へ集中できる環境整備を勧めてはどうだろうか?
知的な作業者の生産性は大きく向上する余地があると思う。
毎日ものすごい量のメールを処理しないといけなくて本来の業務に集中出来ないことがある。
特にノーツメールを利用している会社は、ノーツのメール機能が結構優秀なため、エクセルやワードで作成した文書をそのまま添付している。
エクセル、ワードのアプリを起動することなく、文書を閲覧できるのがその理由である。
メールは、送る相手の選択はその送信者に委ねられる。
本来おくるべき相手に送られなかったり、おくらなくてもいい相手までCCで送ることがある。
情報の流通経路がシステム的ではないのである。
その結果、情報が伝わらないため業務に支障が生じることがある。
また、組織変更にともなってこれまで流通していた情報が流通しなくなることがある。
こういった問題は、情報流通径路を特定し、システム的に流通させることで解決可能である。
送信先を考えることなく、必要な情報を必要な先に提供するのはグループウェアを利用するのがよい。ノーツもグループウェアではあるが、ノーツメールに依存する傾向が強いため、その他のグループウェア(たとえばサイボウズ等)を利用するのがいいだろう。
情報の流通径路を特定するのは業務フローから判断することも可能であるが、業務フローを作成していない企業は、社員のメールログ(受信ログ、送信ログ)から判断可能である。
誰にどのような内容のメールをいつのタイミングで送っているか調査するのである。
自ら分析させるのもよし、情報システム室等の情報インフラを管理する部門で調査するのもよい。
調査結果は、情報流通経路を図示してみると一目瞭然である。
むだなメールもわかってくる。(結果確認すべきメールの量を減らすことも可能になる。)
グループウェア以外にも利用できる情報共有システムはある(WIKI,SNS,TWITTER)。
自社にとって最適なシステムの組み合わせをこのメールの分析から検討してみてはどうか。
既にグループウェアを活用している企業は、あらためてこのグループウェアを利用した情報経路を見直し、本来業務へ集中できる環境整備を勧めてはどうだろうか?
知的な作業者の生産性は大きく向上する余地があると思う。